ALAN LAKEIN

Aţi auzit desigur întrebarea: „Cum se mănâncă un elefant?” Răspunsul este, bineînţeles: „Bucată cu bucată!”

„Cum faci să-ţi mănânci broasca cea mai mare şi mai urâtă?” În acelaşi fel; o împarţi în activităţi concrete separate şi apoi începi cu prima dintre ele.

Mintea ta, abilitatea de a gândi, de a planifica şi de a lua decizii, este unealta ta cea mai puternică în lupta împotriva tergiversării şi cea care te va ajuta să obţii cât mai multe rezultate. Abilitatea pe care o deţii, aceea de a trasa obiective, de a le planifica şi de a le pune în practică îţi determină întreg cursul vieţii. Actul însuşi de gândire şi planificare îţi descătuşează puterile mentale, îţi declanşează creativitatea şi îţi sporeşte energiile mentale şi fizice.

Dimpotrivă, aşa cum nota şi Alex MacKenzie, „Acţiunea fără planificare este cauza tuturor eşecurilor .”

Abilitatea de a planifica bine, înainte de a acţiona, este măsura competenţei de care dai dovadă în ansamblu. Cu cât ai un plan mai bun, cu atât îţi va fi mai uşor să depăşeşti tărăgănarea, să te pui pe treabă, să-ţi „mănânci broasca” şi apoi să mergi mai departe.

Unul dintre obiectivele tale principale la locul de muncă ar trebui să fie obţinerea celui mai mare profit posibil în urma investiţiei de energie mentală, emoţională şi fizică. Vestea bună este că fiecare minut petrecut cu planificarea îţi economiseşte până la zece minute din execuţie. Nu-ţi ia mai mult de zece sau douăsprezece minute să-ţi planifici ziua, dar prin această mică investiţie de timp vei câştiga cel puţin două ore (100-120 de minute) din timpul irosit şi efortul risipit de-a lungul întregii zile.

Poate că aţi auzit de formula celor cinci „P”. Aceasta sună astfel: „Planificarea Potrivită Previne Performanţa Proastă.”

Dacă ne gândim la cât de folositoare poate fi planificarea în creşterea productivităţii şi a performanţei noastre, e uimitor cât de puţini oameni o practică în fiecare zi. De fapt, planificarea este un proces foarte simplu. Tot ce-ţi trebuie este o foaie de hârtie şi un stilou. Cele mai sofisticate Palm Pilot, programe de calculator sau planificatoare de timp, au la bază acelaşi principiu: faptul că te aşezi la masă şi întocmeşti o listă cu tot ceea ce ai de făcut înainte de a te pune pe treabă.

Lucrează întotdeauna urmărind lista. Ori de câte ori apare o noutate, adaug-o pe listă înainte de a face ceva în privinţa ei. Îţi poţi creşte productivitatea şi randamentul cu 25 de procente sau mai mult din chiar prima zi în care începi să lucrezi respectând cu conştiinciozitate lista.

Întocmeşte lista cu o seară înainte, la sfârşitul zilei de lucru. Transferă tot ceea ce nu ai îndeplinit încă pe lista pentru ziua următoare şi apoi adaugă tot ceea ce ai de făcut a doua zi. În momentul în care întocmeşti lista cu o seară înainte, subconştientul tău acţionează asupra listei tot timpul nopţii, când dormi. De multe ori, te vei trezi cu idei şi perspective deosebite pe care le poţi folosi pentru a-ţi îndeplini munca mai repede şi mai bine decât ai plănuit iniţial.

Cu cât vei petrece mai mult timp pentru a întocmi liste scrise cu tot ceea ce ai de făcut în prealabil, cu atât vei fi mai eficient şi mai productiv.

Ai nevoie de liste diferite pentru scopuri diferite. Mai întâi, ar trebui să concepi o listă principală în care să notezi tot ceea ce crezi că vei dori să faci cândva, în viitor. Aici vei ataşa orice idee care mai apare pe parcurs şi orice sarcină sau responsabilitate nouă care se iveşte. Poţi sorta articolele ulterior.

În al doilea rând, ar trebui să ai o listă lunară pe care să o întocmeşti la sfârşitul lunii pentru luna ce vine. Aceasta ar putea să conţină articole transferate din lista principală.

În al treilea rând, ar trebui să ai o listă săptămânală în care să-ţi planifici întreaga săptămână următoare. Această va rămâne deschisă şi o vei completa pe măsură ce vei înainta în săptămâna curentă.

Disciplina de planificare sistematică a timpului vă poate fi extrem de utilă. Foarte multe persoane mi-au mărturisit că obiceiul de a petrece câteva ore la sfârşitul fiecărei săptămâni pentru planificarea săptămânii ce urmează le-a sporit productivitatea în mod categoric şi le-a schimbat vieţile în întregime. Tehnica aceasta va funcţiona şi pentru voi.

În sfârşit, ar trebui să-ţi transferi articolele din listele lunare şi săptămânale în lista zilnică. Acestea reprezintă activităţile concrete pe care le vei îndeplini în ziua următoare. Pe măsură ce înaintezi cu treburile din timpul zilei, bifează articolele de pe listă pe care le-ai încheiat. Această activitate îţi oferă o imagine vizuală a realizărilor. Ea generează un sentiment de succes şi un progres. Vizualizându-l, înaintând progresiv de-a lungul listei, te vei simţi motivat şi plin de energie. Respectul şi preţuirea de sine vor creşte. Progresul susţinut şi vizibil te propulsează rapid şi te va ajuta să nu mai amâni lucrurile.

Atunci când te afli înaintea unui proiect oarecare, începe prin a face o listă cu fiecare pas pe care va trebui să-l faci pentru a finaliza proiectul de la început până la sfârşit. Organizează-ţi sarcinile proiectului după priorităţi şi secvenţialitate. Desfăşoară-le în faţa ta pe o foaie de hârtie sau pe ecranul calculatorului, astfel încât să fie vizibile. Apoi apucă-te de lucru îndeplinind câte o sarcină pe rând. Nu-ţi va veni să crezi câte vei realiza utilizând acest procedeu.

Pe măsură ce-ţi bifezi articolele de pe liste, te vei simţi din ce în ce mai eficient şi mai puternic. Te vei simţi mult mai stăpân pe viaţa ta. Ţi se va părea natural să vrei să faci şi mai multe. Vei gândi mai bine şi mai creativ şi vei avea perspective mai multe