Aceasta înseamnă că nu vei fi niciodată la zi cu treburile. Scoate-ţi lucrul acesta din minte. Nu poţi spera decât că vei reuşi să te ocupi la timp de responsabilităţile cele mai importante. Celelalte n-au decât să mai aştepte.

Mulţi oameni pretind că lucrează mai bine sub presiunea termenelor limită. Din nefericire, ani întregi de studiu au demonstrat că rareori se întâmplă astfel.

Când se află sub presiunea termenelor limită, de cele mai multe ori auto-create din cauza tergiversărilor şi amânărilor, oamenii îndură un stres mai pronunţat, fac mai multe greşeli şi sunt nevoiţi să refacă mai multe sarcini decât în oricare alte condiţii. Deseori, greşelile comise când oamenii se concentrează să respecte termene de execuţie apropiate generează defecte şi depăşiri de bugete care pe termen lung duc la pierderi financiare substanţiale. Uneori, o slujbă necesită în realitate mai mult timp de finalizare atunci când oamenii se grăbesc să o încheie în ultima clipă şi apoi sunt nevoiţi s-o refacă.

Ca regulă generală, te poţi folosi de trei întrebări pentru a te concentra asupra finalizării la timp a sarcinilor tale cele mai importante. Prima întrebare este: „Care sunt activităţile mele cele mai valoroase?”

Altfel spus, care sunt cele mai mari „broaşte” pe care trebuie să le mănânci pentru a te implica mai mult în acţiunea organizaţiei în care lucrezi? În viaţa familiei tale? În viaţa ta în general?

Aceasta este una din cele mai importante întrebări la care trebuie să găseşti răspuns. Care sunt activităţile tale cele mai valoroase? Înainte de toate, judecă singur această chestiune. Apoi, întreabă-ţi şeful. Întreabă-ţi colegii şi subalternii. Întreabă-ţi prietenii şi membrii familiei. Asemenea centrării unei lentile fotografice, şi tu trebuie să ştii cu exactitate care sunt activităţile tale cele mai valoroase înainte de a purcede la lucru.

Cea de-a doua întrebare pe care ţi-o poţi adresa încontinuu este: „Care este lucrul pe care eu şi numai eu să-l pot face şi care, dacă este făcut cum trebuie, va schimba cu totul situaţia?”

Întrebarea aceasta îi aparţine lui Peter Drucker, gurul managementului. Este una dintre cele mai bune întrebări în vederea obţinerii eficienţei personale. Care este lucrul pe care tu şi numai tu îl poţi face şi care, făcut bine, poate genera schimbări capitale?

Aceasta se referă la un lucru pe care numai tu îl poţi realiza. Dacă nu îl faci tu, nimeni altcineva nu-l va face. Dar dacă îl faci şi dacă îl faci bine, poate să-ţi schimbe radical viaţa şi cariera. Care este acel lucru? Care este „broasca” din munca ta?

În fiecare oră din oricare zi, îţi poţi pune această întrebare şi vei obţine un răspuns concret. Treaba ta este să cunoşti bine răspunsul şi apoi să abordezi această sarcină înainte de orice altceva.

Cea de-a treia întrebare pe care o poţi formula este: „Cum îmi pot folosi cât mai bine timpul la momentul actual?” Cu alte cuvinte, „Care este broasca mea cea mai mare din momentul acesta?”

Aceasta este întrebarea centrală a managementului timpului. Formularea ei reprezintă cheia care îţi va arăta cum să depăşeşti etapa tergiversării şi cum să devii o persoană extrem de productivă. În fiecare oră a fiecărei zile, vei găsi un răspuns la această întrebare. Treaba ta este să-ţi adresezi întrebarea, din nou şi din nou, şi să te ocupi mereu de răspuns, indiferent care ar fi acela.

Ocupă-te mai întâi de lucrurile principale şi uită de cele secundare. Aşa cum spunea Goethe: „Lucrurile care contează cel mai mult nu ar trebui lăsate niciodată la cheremul lucrurilor care contează cel mai puţin.”

Cu cât vor fi mai exacte răspunsurile la aceste întrebări, cu atât va fi mai uşor să elaborezi priorităţi clare, să depăşeşti tentaţia amânărilor şi să începi cu acea activitate care reprezintă cel mai bun mod de a-ţi utiliza timpul.

ÎNCEPE CU CE NU-ŢI PLACE!

Cel mai puternic instrument de judecată pe care-l deţii este abilitatea de a discerne între o prioritate şi alta. Petrece zilnic câteva minute retras într-un loc unde nu poţi fi deranjat. Foloseşte acele minute ca să te relaxezi şi să te gândeşti la munca şi la activităţile tale, fără stres.

Aproape întotdeauna, în acest interval de solitudine, vei descoperi idei şi perspective minunate care îţi vor economisi foarte mult timp atunci când le vei folosi la locul de muncă. Vei experimenta deseori realizări extraordinare, care îţi vor schimba cursul vieţii şi al muncii.

„Indiferent care este nivelul abilităţilor voastre, posedaţi mai mult potenţial decât puteţi materializa într-o viaţă întreagă.”

JAMES T. MCKAY

Una dintre cele mai bune metode de a rezista tentaţiei tergiversării şi de a realiza mai multe lucruri într-un interval de timp mai scurt este să te asiguri că ai tot ce-ţi trebuie la îndemână înainte de a te apuca de treabă. În momentul în care eşti pe deplin pregătit, eşti asemenea unui pistol armat sau a unei săgeţi întinse la maximum pe coarda arcului. Nu mai ai nevoie decât de un mic brânci mental ca să te ocupi de sarcinile cele mai valoroase.

Aceasta seamănă cu procesul prin care aduni toate cele necesare preparării unei cine perfecte. Înşiră mai întâi toate ingredientele pe masă în faţa ta, şi abia apoi apucă-te de gătitul propriu-zis, preparând câte un fel de mâncare o dată.

Începe prin a-ţi face ordine pe birou sau pe masa de lucru, astfel încât să nu ai de rezolvat decât o singură