Rezolvând în mod constant chestiuni cuprinse în listele pe care le-ai întocmit, vei căpăta un impuls pozitiv, care-ţi va permite să-ţi înfrângi tendinţa de tergiversare. Acest sentiment de progres îţi va conferi mai multă energie şi te va menţine în stare de funcţionare pe toată durata zilei.

Una dintre cele mai importante reguli ale eficacităţii personale este Regula 10/90. Conform acestei reguli, primele zece procente din timpul pe care-l petreci planificându-ţi şi organizându-ţi munca, înainte de a o începe propriu-zis, îţi vor economisi nu mai puţin de 90% din timpul necesar finalizării ei. Nu trebuie decât să verifici această regulă o singură dată pentru a-ţi dovedi ţie însuţi că funcţionează.

Atunci când vei reuşi să îţi planifici fiecare zi, îţi va fi mult mai uşor să te apuci de treabă şi să continui să munceşti. Lucrurile se vor mişca mai repede şi mai lin ca niciodată. Te vei simţi mai puternic şi mai competent, în ultimă instanţă, vei deveni de neoprit.

ÎNCEPE CU CE NU-ŢI PLACE!

Începe de astăzi să îţi planifici fiecare zi, săptămână şi lună. Ia un carneţel sau o foaie de hârtie şi fă o listă cu tot ceea ce ai de făcut în următoarele douăzeci şi patru de ore. Completează lista pe măsură ce apar articole noi. Întocmeşte o listă cu toate proiectele, cu activităţile majore care presupun sarcini multiple şi care sunt importante pentru viitorul tău.

Sortează fiecare dintre obiectivele, proiectele sau sarcinile majore după prioritate ce este cel mai important (şi după secvenţialitate, ce trebuie făcut mai întâi, ce vine pe locul doi şi aşa mai departe. Începe având în minte sfârşitul şi acţionează de la sfârşit spre început).

Gândeşte în scris! Acţionează întotdeauna urmărind lista. Vei fi uimit cât de productiv vei fi şi cât de uşor îţi va fi să începi cu ce nu-ţi place.

„Timpul ne-ar ajunge întotdeauna, dacă am şti să-l folosim cum trebuie.”

JOHANN WOLFGANG VON GOETHE

Regula 80/20 este unul din cele mai utile concepte legate de organizarea timpului şi a vieţii. Mai este cunoscută şi sub numele de „Principiul Pareto”, după întemeietorul său, economistul italian Vilfredo Pareto, care l-a pomenit prima oară în 1895. Pareto a observat că persoanele din societatea sa păreau să se împartă în mod firesc în ceea ce el numea „puţinii esenţiali”, adică cele 20 de procente de top în ceea ce priveşte banii şi puterea, şi „majoritatea obişnuită”, respectiv cele 80 de procente de la coadă.

Mai târziu, a descoperit că practic toate activităţile economice sunt guvernate de acelaşi Principiu Pareto. Spre exemplu, regula spune că 20% din activităţile noastre vor fi răspunzătoare pentru 80% din rezultatele noastre, 20% din clienţii noştri vor fi răspunzători pentru 80% din vânzările noastre, 20% din produsele sau serviciile noastre vor fi răspunzătoare pentru 80% din profiturile noastre, 20% din sarcinile noastre vor fi răspunzătoare pentru 80% din valoarea lucrurilor pe care le facem, şi aşa mai departe. Aceasta înseamnă că, dacă avem o listă de zece lucruri de făcut, două dintre acele lucruri se vor dovedi la fel sau mai valoroase decât celelalte opt lucruri luate împreună.

Iată o descoperire interesantă. Fiecare dintre aceste sarcini ar putea să necesite acelaşi interval de timp pentru a fi finalizată. Dar una sau două dintre acele sarcini vor avea o contribuţie de cinci sau de zece ori mai mare decât valoarea oricărei alta.

Deseori, unul dintre articolele dintr-o listă de zece sarcini pe care le ai avut de făcut poate fi mai important decât toate celelalte nouă articole puse laolaltă. Sarcina aceasta este invariabil „broasca” pe care ar trebui s-o mănânci mai întâi.

Ţi-ai dat seama care sunt articolele pe care o persoană obişnuită le va amâna aproape mereu? Realitatea tristă este că majoritatea oamenilor tergiversează înfăptuirea primelor 10 sau 20 de procente din articolele cele mai valoroase şi mai importante, respectiv „puţinele esenţiale”. Se grăbesc, în schimb, să se ocupe de cele 80 de procente mai puţin importante, adică „majoritatea obişnuită”, cu o contribuţie minoră la rezultatele generale.

Se întâmplă des să vezi persoane care par să fie ocupate toată ziua, dar care, de fapt, reuşesc să facă foarte puţine lucruri. Aceasta se întâmplă aproape mereu din cauză că se concentrează asupra unor sarcini care au o valoare redusă, în timp ce tergiversează efectuarea acelor una sau două activităţi care ar putea să schimbe cu totul lucrurile în ceea ce priveşte compania şi cariera lor.

Sarcinile cele mai valoroase pe care le poţi îndeplini în fiecare zi sunt deseori cele mai dificile şi mai complexe. Răsplata însă şi recompensele pentru finalizarea eficientă a acestor sarcini pot fi enorme. Din această cauză, trebuie să nu accepţi sub nici o formă să duci la capăt sarcini din categoria celor 80 de procente de la coadă, în timp ce ai încă de rezolvat sarcini care aparţin primelor 20 de procente.

Înainte de a începe lucrul, pune-ţi întotdeauna următoarea întrebare: „Sarcina pe care o am de îndeplinit se încadrează în primele 20 de procente care alcătuiesc activităţile mele sau în ultimele 80?”

Regulă: împotriveşte-te tentaţiei de a rezolva mai întâi lucrurile mărunte.

Nu uita, indiferent ce vei alege să faci, repetată la nesfârşit, activitatea respectivă va deveni în cele din urmă un obicei la care îţi va fi greu să renunţi. Dacă alegi să începi ziua cu sarcini lipsite de valoare, foarte curând te vei deprinde ca întotdeauna să începi şi să rezolvi, mai întâi, sarcinile de importanţă redusă. Acesta nu este genul de obicei pe care o să vrei să-l deprinzi şi să-l păstrezi.

Partea cea mai dificilă a oricărei sarcini importante este abordarea